2026-01-30

Czas czytania: 7 min

Podatek u źródła: Skuteczny przewodnik po mechanizmie „Pay and Refund”

Podatek u Źródła (WHT) i Mechanizm Pay and Refund – Praktyczny Przewodnik 2026

Najważniejsze informacje

Podatek u źródła (WHT – withholding tax) to zryczałtowany podatek dochodowy pobierany przez polskich płatników od wypłat na rzecz podmiotów zagranicznych. Rozliczanie podatku u źródła wiąże się z administracyjną procedurą, która bywa złożona i wymaga starannego przygotowania dokumentacji oraz przestrzegania terminów.

Od stycznia 2022 roku obowiązuje mechanizm pay and refund, który fundamentalnie zmienił sposób rozliczania wypłat dla podmiotów powiązanych.

Ten przewodnik wyjaśnia, na czym polega podatek u źródła, kiedy płaci się WHT i jak działa mechanizm pay and refund w praktyce.

Co to jest podatek u źródła (WHT)?

Podatek u źródła to forma poboru podatku dochodowego bezpośrednio przy wypłacie określonych należności na rzecz zagranicznego podmiotu. Polski podmiot wypłacający należność pełni rolę płatnika podatku i odpowiada za jego pobranie oraz wpłatę na rachunek organu podatkowego.

WHT dotyczy zarówno podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i osób prawnych. Regulacje zawarte w ustawie o CIT (ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych) oraz w ustawie o PIT (ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych) określają szczegółowe zasady opodatkowania.

Od czego płacimy podatek u źródła?

Podatek u źródła należy pobrać od wypłat z tytułu:

dywidend i innych przychodów z udziału w zyskach osób prawnych – w szczególności przy wypłacie dywidendy na rzecz podmiotu zagranicznego powstaje obowiązek poboru podatku u źródła oraz konieczność dopełnienia odpowiednich formalności podatkowych,
odsetek od pożyczek, kredytów i innych należności pieniężnych,
należności licencyjnych – czyli wypłat z tytułu praw autorskich, znaków towarowych, patentów, know-how,
usług niematerialnych – w tym usług prawnych, doradczych, księgowych, reklamowych, badania rynku,
świadczeń z tytułu działalności widowiskowej – wypłat dla artystów, sportowców.

Podlegających podatkowi należności nie można traktować jednakowo – każda kategoria ma swoje specyficzne zasady opodatkowania i możliwości stosowania preferencji.

Ile wynosi podatek u źródła?

Stawki podstawowe podatku WHT w Polsce wynoszą:

19% – od wypłaty dywidendy i innych przychodów z tytułu udziału w zyskach,
20% – od odsetek, należności licencyjnych i wynagrodzenia za usługi niematerialne.

W praktyce możliwe jest zastosowanie obniżonej stawki podatku u źródła lub zwolnienia na podstawie stawek wynikających z umów międzynarodowych lub przepisów szczególnych. Umowy międzynarodowe często przewidują niższe stawki (np. 5%, 10%, 15%) lub całkowite zwolnienie, a konkretne stawki wynikają z odpowiednich przepisów lub umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Zastosowanie preferencyjnej stawki lub zwolnienia wymaga spełnienia określonych warunków, w tym uzyskania certyfikatu rezydencji podatnika oraz dochowania należytej staranności przez płatnika. W celu stosowania preferencji organ podatkowy wydaje opinię o stosowaniu preferencji, która potwierdza prawo do obniżonej stawki lub zwolnienia z podatku u źródła.

Kiedy płaci się podatek u źródła?

Podatek u źródła płaci się w momencie wypłaty, postawienia do dyspozycji lub kapitalizacji należności na rzecz zagranicznego podmiotu. Polski przedsiębiorca jako płatnik podatku ma obowiązek poboru podatku u źródła od każdej wypłaty objętej mechanizmem pay refund, co oznacza, że musi:

pobrać podatek w dniu wypłaty należności,
wpłacić pobrany podatek na rachunek organu podatkowego:
- osoby prawne: do 7. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano wypłaty.
- osoby fizyczne i jednostki nieposiadające osobowości prawnej: do 20. dnia miesiąca.
złożyć odpowiednią deklarację (IFT-2R, CIT-10Z, PIT-8AR lub inną w zakresie podatku u źródła).

Termin płatności jest sztywny – każde opóźnienie skutkuje odsetkami za zwłokę oraz potencjalnymi sankcjami.

Na czym polega mechanizm pay and refund?.

Pobranie i wpłacenie podatku (etap pay)

Mechanizm pay and refund (czyli “zapłać i odzyskaj”) został wprowadzony w 2022 roku i fundamentalnie zmienił zasady stosowania preferencji w podatku u źródła. Mechanizm pay and refund jest administracyjną procedurą wymagającą starannego przygotowania dokumentacji oraz przestrzegania terminów, co czyni go procesem złożonym i czasochłonnym. Mechanizmu pay and refund nie stosuje się do wszystkich wypłat – obowiązuje gdy:

łączna kwota należności wypłacanych na rzecz podmiotów powiązanych (dla każdej z kategorii tj. dywidend, odsetek, należności licencyjnych liczona oddzielnie),
przekroczyła w roku podatkowym obowiązującym u płatnika próg 2 mln PLN,
dotyczy tego samego zagranicznego podmiotu powiązanego

Po przekroczeniu progu polski podmiot musi pobrać podatek u źródła od nadwyżki ponad 2 000 000 zł w przypadku wypłat na rzecz tego samego zagranicznego podmiotu powiązanego według stawki podstawowej (19% lub 20%) bez uwzględniania zwolnień lub niższej stawki wynikającej z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Podatek ten można później odzyskać poprzez złożenie wniosku o zwrot wpłaconego podatku w ramach procedury pay refund.

Wniosek o zwrot podatku (etap refund)

Jeśli płatnik zastosował mechanizm pay and refund i pobrał podatek według stawki podstawowej, możliwe jest uzyskanie zwrotu podatku. Wniosek może złożyć:

Podatnik (zagraniczny podmiot) – jeśli poniósł ekonomiczny ciężar podatku
Płatnik – jeśli wpłacił podatek z własnych środków

Procedura zwrotu podatku wymaga:

Złożenia wniosku wraz z kompleksową dokumentacją
Przedstawienia certyfikatu rezydencji podatnika
Udowodnienia spełnienia warunków do zastosowania preferencji na podstawie właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania

Organ podatkowy zwraca podatek bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia złożenia wniosku. W praktyce wskazany termin często się wydłuża z uwagi na potrzebę przekazania dodatkowych dokumentów.

Jak uniknąć mechanizmu pay and refund?

Istnieją dwie główne ścieżki pozwalające uniknąć konieczności stosowania mechanizmu pay and refund:

uzyskanie opinii o stosowaniu preferencji,
złożenie oświadczenia płatnika (WH-OSC).

1. Oświadczenie WH-OSC

Płatnik może złożyć oświadczenie potwierdzające, że:

Posiada dokumenty wymagane przepisów ustawy o CIT dla zastosowania stawki podatku lub zwolnienia
Po przeprowadzeniu weryfikacji z zachowaniem należytej staranności nie ma wiedzy o okolicznościach wykluczających możliwości niepobrania podatku

Oświadczenia WH-OSC należy złożyć do Lubelskiego Urzędu Skarbowego do ostatniego dnia drugiego miesiąca po miesiącu, w którym przekroczono próg 2 milionów złotych.

To najtańsze, ale najbardziej ryzykowne rozwiązanie – odpowiedzialność za poprawność oświadczenia spoczywa na członkach zarządu, którzy złożyli podpisy pod oświadczeniem.

2. Opinia o stosowaniu preferencji

Organ podatkowy wydaje opinię o stosowaniu preferencji na wniosek podatnika lub płatnika podatku. Proces uzyskania opinii wymaga:

złożenia wniosku do Lubelskiego Urzędu Skarbowego,
uiszczenia opłaty skarbowej (2000 PLN),
dostarczenia dokumentacji: certyfikatu rezydencji, dokumentów potwierdzających rzeczywistą działalność gospodarczą i innych dokumentów,
oczekiwania na wydanie opinii (do 6 miesięcy od dnia wpływu wniosku).

Organ podatkowy wydaje opinię o stosowaniu preferencji po zweryfikowaniu spełnienia warunków do zastosowania stawki podatku albo zwolnienia wynikających z przepisów szczególnych lub umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Opinia jest ważna przez 36 miesięcy od dnia jej wydania i stanowi najpewniejsze zabezpieczenie przed ryzykiem podatkowym.

Dochowanie należytej staranności – kluczowy obowiązek płatnika

Niezależnie od wybranej ścieżki (oświadczenie, opinia czy pay and refund), płatnik musi zachować należytą staranność przy weryfikacji warunków do zastosowania preferencji. Dochowania należytej staranności wymaga:

weryfikacji certyfikatu rezydencji (ważność, autentyczność),
potwierdzenia statusu beneficjenta rzeczywistego należności,
sprawdzenia prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej przez zagranicznego podatnika,
analizy struktury właścicielskiej i celu gospodarczego transakcji.

Brak należytej staranności może skutkować odpowiedzialnością płatnika za niepobrany lub nieprawidłowo pobrany podatek, nawet jeśli otrzymano certyfikat rezydencji.

Najczęściej zadawane pytania

Czy można odzyskać podatek u źródła?

Tak, poprzez procedurę zwrotu w ramach mechanizmu pay and refund lub poprzez bezpośrednie zastosowanie preferencji z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Jak rozliczyć podatek u źródła zapłacony za granicą?

Polski rezydent płacący podatek u źródła za granicą może odliczyć go od podatku w Polsce zgodnie z metodą proporcjonalnego odliczenia lub wyłączenia z progresją.

Po jakim czasie przychodzą pieniądze ze zwrotu podatku?

Zwrot podatku następuje co do zasady w ciągu 6 miesięcy od dnia wpływu wniosku, choć w praktyce może to potrwać dłużej.

Kiedy naliczamy podatek u źródła?

Podatek naliczamy w momencie wypłaty, postawienia do dyspozycji lub kapitalizacji należności na rzecz zagranicznego podmiotu.

Jakie usługi podlegają podatkowi u źródła w 2025 roku?

Podatkowi podlegają m.in. usługi doradcze, prawne, księgowe, reklamowe, badania rynku, przetwarzania danych oraz świadczone usługi w zakresie działalności widowiskowej.

Doradztwo podatkowe w zakresie WHT – jak możemy pomóc?

Mechanizm pay and refund wymaga profesjonalnego podejścia i znajomości nie tylko przepisów prawa podatkowego, ale także praktyki organów podatkowych i sądów administracyjnych. KPI TAX wspiera przedsiębiorców w:

analizie obowiązków w zakresie podatku u źródła,
przygotowaniu oświadczeń płatnika i wniosków o wydanie opinii o stosowaniu preferencji,
weryfikacji należytej staranności i statusu beneficjenta rzeczywistego,
procedurach zwrotu podatku i reprezentacji przed organami podatkowymi.

Maciej Kordalewski

Partner, Doradca podatkowy

Umów spotkanie

Współpraca zaczyna się od rozmowy

Najlepszym pierwszym krokiem jest 30 minutowa rozmowa z jednym z naszych doradców.

Podczas tych darmowych 30 minut możemy poznać Twój biznes oraz poszukać wstępnych rozwiązań na najbardziej palące potrzeby firmy.

Umów spotkanie